Capítulo 1: Introducción al sistema
El sistema ayuntamientosmart.com es una solución integral de gestión municipal municipal diseñada específicamente para las necesidades de las policías locales españolas. Desarrollado cumpliendo con la normativa nacional (LO 7/2021, ENS, RGPD), el sistema centraliza todas las operaciones municipales en una plataforma moderna, segura y fácil de usar.
Las principales características del sistema incluyen:
- Gestión completa de denuncias municipales con firma electrónica
- Módulo de sanciones de tráfico con integración DGT TESTRA
- Atestados judiciales y envío directo a LexNet
- Control de violencia de género integrado con VioGén
- Registro de objetos perdidos y encontrados
- Gestión de parque móvil y equipamiento
- Estadísticas operativas en tiempo real
- Auditoría completa de todas las operaciones
Capítulo 2: Acceso y navegación
El acceso al sistema se realiza mediante credenciales personales (usuario y contraseña) proporcionadas por el administrador del sistema. Cada usuario tiene asignado un perfil de permisos según su rol: Administrador, Jefe de Servicio, Concejal, Técnico, Administrativo o Consulta.
La interfaz principal se organiza en:
- Barra superior: Contiene el nombre del usuario conectado, notificaciones pendientes, y botón de cierre de sesión
- Menú lateral: Acceso rápido a todos los módulos disponibles según permisos
- Panel de estadísticas: Dashboard con métricas clave del servicio
- Área de trabajo: Zona principal donde se muestran los datos y formularios
El sistema utiliza un diseño responsive que se adapta automáticamente a tablets y dispositivos móviles para trabajo de campo.
Capítulo 3: Módulo de denuncias
El módulo de denuncias permite registrar todo tipo de denuncias municipales: por hechos, por pérdida, de tráfico, etc. El sistema guía paso a paso en el proceso de creación de cada denuncia.
Para crear una nueva denuncia:
- Acceda a Denuncias > Nueva denuncia
- Seleccione el tipo de denuncia (hechos, pérdida, tráfico)
- Complete los datos del denunciante (pueden buscarse en la base de datos)
- Rellene los hechos denunciados con fecha, hora y lugar
- Añada denunciados si los hubiere
- Adjunte documentación complementaria (fotos, vídeos, documentos)
- Revise y firme electrónicamente la denuncia
Una vez creada, la denuncia recibe un número de identificación único (formato DEN-YYYY-NNNNN) y queda registrada en el sistema con total trazabilidad.
Capítulo 4: Módulo de sanciones
El módulo de sanciones gestiona el ciclo completo de las multas de tráfico desde su imposición hasta su tramitación con la DGT. Soporta tanto denuncias in situ como denuncias formuladas.
Funcionalidades principales:
- Consulta de matrículas y conductores en DGT TESTRA
- Catálogo completo de infracciones actualizado
- Cálculo automático de importes y puntos
- Notificación electrónica o postal
- Control de pagos y descuentos por pronto pago
- Gestión de alegaciones y recursos
- Envío masivo de boletines a DGT
El sistema valida automáticamente todos los datos contra la DGT antes de procesar la sanción, evitando errores en matrículas o datos de conductores.
Capítulo 5: Módulo de atestados
Para casos que requieren investigación judicial, el módulo de atestados permite documentar completamente la investigación municipal cumpliendo con todos los requisitos de la Ley de Enjuiciamiento Criminal.
El atestado incluye:
- Diligencias municipales numeradas y ordenadas
- Gestión de detenidos con control de tiempos y derechos
- Actas de lectura de derechos
- Declaraciones de imputados, testigos y víctimas
- Documentación de efectos intervenidos (cadena de custodia)
- Informes periciales y médicos
- Fotografías y vídeos de la investigación
Una vez completado, el atestado puede enviarse directamente a través de LexNet al juzgado competente con firma electrónica del instructor.
Capítulo 6: Funcionalidades avanzadas
El sistema incluye funcionalidades avanzadas para optimizar el trabajo diario:
- Búsqueda global: Localice cualquier persona, vehículo o expediente en segundos
- Exportación de datos: Genere informes en PDF o Excel de cualquier listado
- Firma electrónica: Firme documentos con certificado digital desde el propio sistema
- Geolocalización: Visualice en mapa todos los incidentes y servicios
- Turnos de trabajo: Gestione cuadrantes y disponibilidad de efectivos
- Comunicaciones: Sistema de mensajería interna para coordinación
Primeros pasos
Antes de comenzar a utilizar el sistema, es importante familiarizarse con la interfaz y los conceptos básicos. Esta sección cubre todo lo necesario para empezar a trabajar de forma productiva desde el primer día.
Acceso al sistema
El acceso se realiza a través de la URL proporcionada por su ayuntamiento (típicamente https://[municipio].ayuntamientosmart.com). Necesitará:
- Usuario personal asignado
- Contraseña segura (mínimo 8 caracteres, mayúsculas, minúsculas y números)
- Navegador web actualizado (Chrome, Firefox, Edge o Safari)
- Conexión a internet estable
Si es su primer acceso, el sistema le solicitará cambiar la contraseña temporal por una personal.
Configuración del perfil
Una vez dentro del sistema, acceda a su perfil de usuario para configurar:
- Datos personales (nombre, TIP, correo electrónico)
- Fotografía de perfil
- Preferencias de notificaciones
- Firma electrónica (si dispone de certificado digital)
- Zona horaria y formato de fecha/hora
Estos datos son importantes para el correcto funcionamiento de las auditorías y trazabilidad del sistema.
Navegación básica
El menú lateral es el elemento principal de navegación. Los módulos están organizados por categorías:
- Operaciones: Denuncias, sanciones, atestados, servicios
- Personas: Denunciantes, denunciados, detenidos
- Vehículos: Consultas DGT, grúa, depósito
- Recursos: Parque móvil, armería, equipamiento
- Gestión: Turnos, vacaciones, estadísticas
- Configuración: Usuarios, permisos, parámetros
Puede contraer el menú haciendo clic en el icono de hamburguesa para disponer de más espacio de trabajo.
Módulos operativos
Los módulos operativos son el núcleo del sistema y permiten gestionar el día a día municipal. Cada módulo tiene sus propias características y flujos de trabajo optimizados para la tarea específica.
Gestión de denuncias
El módulo de denuncias es el más utilizado del sistema. Permite registrar cualquier tipo de denuncia municipal con todos sus detalles. Soporta adjuntar documentos, fotografías y vídeos. Todas las denuncias quedan firmadas electrónicamente y son modificables solo con registro de auditoría. El denunciante puede recibir una copia por email automáticamente.
Gestión de sanciones
Las sanciones de tráfico se gestionan de forma integrada con la DGT. El sistema consulta en tiempo real los datos del vehículo y conductor, calcula automáticamente el importe según baremo vigente, y permite la notificación electrónica. Las sanciones se envían de forma masiva a la DGT mediante el protocolo TESTRA, recibiendo acuse de recibo automático.
Atestados judiciales
Para casos penales, el módulo de atestados estructura toda la investigación según los requisitos de la LECrim. Incluye control de detenidos con temporizadores de límites legales, registro de diligencias numeradas, gestión de efectos intervenidos con cadena de custodia, y envío directo a LexNet con firma electrónica del instructor.
Servicios municipales
Registre todo tipo de servicios: patrullas, escoltas, vigilancia de eventos, controles de alcoholemia, operativos especiales, etc. Cada servicio se vincula automáticamente con los efectivos asignados y permite generar estadísticas de actividad. Los servicios pueden programarse con antelación y notificar a los agentes implicados.
Consultas e informes
El sistema dispone de potentes herramientas de consulta y generación de informes que permiten extraer información de valor para la toma de decisiones y la rendición de cuentas.
Búsquedas avanzadas
La funcionalidad de búsqueda global permite localizar cualquier registro en el sistema introduciendo criterios como: DNI/NIE, nombre y apellidos, matrícula de vehículo, número de expediente, dirección, etc. Los resultados se muestran agrupados por tipo (personas, vehículos, denuncias, sanciones) y pueden filtrarse por fechas y estados.
Generación de informes
Todos los listados del sistema pueden exportarse a PDF o Excel. Además, existen informes predefinidos para: estadística criminal mensual, memoria anual de actividad, informe de sanciones por periodo, relación de servicios, control de armamento, etc. Los informes pueden programarse para generación y envío automático por email.
Cuadros de mando
El dashboard principal muestra indicadores clave en tiempo real: denuncias del mes, sanciones pendientes de notificar, atestados en instrucción, servicios del día, efectivos disponibles, vehículos operativos, etc. Cada indicador es clicable para acceder al detalle. Los gráficos muestran evolución temporal y comparativas con periodos anteriores.
Administración del sistema
Los usuarios con rol de Administrador disponen de funcionalidades adicionales para configurar y mantener el sistema. Esta sección requiere conocimientos técnicos y debe realizarse con precaución.
Gestión de usuarios
Cree, modifique o desactive usuarios del sistema. Cada usuario debe tener asignado un rol que determina sus permisos. Los roles disponibles son: Administrador (acceso total), Jefe de Servicio (gestión operativa), Concejal (supervisión), Técnico (operaciones), Administrativo (tramitación), Consulta (solo lectura). Puede personalizar permisos específicos por módulo para cada usuario.
Configuración de parámetros
Ajuste los parámetros generales del sistema: datos del ayuntamiento, logotipo institucional, pie de firma de documentos, numeración de expedientes, plazos de prescripción, integración con sistemas externos (DGT, LexNet, VioGén), configuración de email, backups automáticos, etc. Cualquier cambio en esta sección afecta a todo el sistema.
Auditoría y logs
Consulte el registro completo de todas las acciones realizadas en el sistema: accesos de usuarios, creación y modificación de registros, consultas realizadas, exportaciones de datos, etc. Los logs se conservan durante 3 años según requisitos ENS. Incluye funcionalidad de búsqueda avanzada por usuario, fecha, módulo o acción. Los registros de auditoría son inmutables.
Integraciones externas
El sistema se integra con múltiples plataformas nacionales para agilizar las consultas y comunicaciones oficiales. Todas las integraciones utilizan protocolos seguros y están homologadas por los organismos correspondientes.
DGT TESTRA
Consulte en tiempo real los datos de vehículos (ficha técnica, titularidad, ITV, seguros) y conductores (permisos, puntos, antecedentes) directamente desde el módulo de sanciones. También puede enviar boletines de denuncia de forma masiva. Requiere certificado digital de la administración para el acceso.
LexNet
Envíe atestados, oficios y comunicaciones a juzgados y fiscalías a través de LexNet sin salir del sistema. Los documentos se firman electrónicamente y se recibe acuse automático. Requiere certificado digital personal de cada instructor. Consulte las guías específicas de integración para más detalles.
Sistema VioGén
Consulte el nivel de riesgo de víctimas de violencia de género registradas en VioGén. El sistema alerta automáticamente cuando se registra una denuncia o servicio relacionado con una víctima de alto riesgo. Requiere autorización específica del Ministerio del Interior para el acceso.
Soporte y actualizaciones
El sistema se actualiza periódicamente con nuevas funcionalidades, mejoras de seguridad y correcciones. Las actualizaciones se aplican automáticamente sin interrupción del servicio.
Recursos de ayuda
Además de este manual, dispone de: vídeos tutoriales en el canal YouTube, documentación técnica de API para desarrolladores, foro de usuarios para consultas y sugerencias, chat de soporte técnico en horario 8:00-20:00, y email de contacto soporte@ayuntamientosmart.com con respuesta en 24h hábiles.
Notificaciones de cambios
Cuando se publique una actualización importante, todos los usuarios recibirán una notificación en el sistema explicando las novedades. Las notas de versión completas están disponibles en el apartado Ayuda > Historial de versiones. Puede suscribirse al boletín mensual de novedades introduciendo su email en las preferencias de usuario.
Historial de cambios
- Versión inicial del manual de usuario completo
- Documentación de todos los módulos principales
- Inclusión de guías paso a paso con ejemplos
- Capturas de pantalla de todas las funcionalidades
- Sección de preguntas frecuentes