Capitulo 1: Conceptos del registro
El registro de entrada y salida cumple varias funciones esenciales:
- Acreditacion: Deja constancia oficial de que un documento ha sido recibido o enviado
- Fechado: Establece la fecha oficial de recepcion o envio (importante para plazos)
- Trazabilidad: Permite seguir el recorrido de un documento
- Archivo: Facilita la localizacion posterior de documentos
Tipos de asiento
- Entrada: Documentos recibidos de ciudadanos, otras administraciones, juzgados, etc.
- Salida: Documentos enviados desde la Jefatura a destinatarios externos
- Interno: Documentos entre unidades de la propia Jefatura (opcional)
Capitulo 2: Registro de entrada
Cuando llega un documento a la Jefatura, debe registrarse inmediatamente:
- Registro > Nueva entrada
- Fecha y hora: Se completa automaticamente con el momento actual
- Remitente: Quien envia el documento (ciudadano, juzgado, otra administracion)
- Tipo de documento: Escrito, solicitud, recurso, notificacion, etc.
- Asunto: Breve descripcion del contenido
- Expediente: Vincular al expediente si existe (opcional)
- Destino interno: Unidad o persona a quien se dirige
- Documento: Escanear o adjuntar el documento en PDF
- Guardar: Se genera numero de registro (E-2026-XXXXX)
Sellado del documento
Al registrar, puede imprimir una etiqueta adhesiva con el numero de registro, fecha y hora para pegar en el documento fisico. Tambien puede estampar digitalmente el sello en el PDF adjunto.
Registro de salida
Los documentos que salen de la Jefatura hacia destinatarios externos tambien deben registrarse.
Procedimiento de registro de salida
- Registro > Nueva salida
- Destinatario: A quien se envia (ciudadano, juzgado, etc.)
- Tipo de documento: Oficio, notificacion, informe, resolucion, etc.
- Asunto: Descripcion breve
- Expediente relacionado: Vincular si procede
- Forma de envio: Correo postal, notificacion electronica, mensajeria, en mano
- Documento: Adjuntar copia del documento enviado
- Guardar: Genera numero (S-2026-XXXXX)
Acuse de recibo
Para documentos que requieren acuse de recibo:
- Marque la casilla 'Requiere acuse de recibo'
- El sistema pone el documento en estado 'Pendiente de acuse'
- Cuando reciba el acuse, vaya al registro y marque 'Acuse recibido'
- Adjunte el justificante de entrega
- El estado cambia a 'Entregado'
Envio electronico
Si tiene configurada la integracion con Notific@ o email certificado:
- Seleccione 'Envio electronico' como forma de envio
- Indique el email o DEH del destinatario
- El sistema envia automaticamente y registra el justificante
- Queda constancia de fecha/hora de envio y lectura
Busqueda y consulta
El registro permite localizar documentos anteriores mediante diferentes criterios de busqueda.
Busqueda por numero
Si conoce el numero de registro (E-2026-00123 o S-2026-00456), introduzcalo directamente en el buscador. El sistema mostrara la ficha completa del asiento.
Busqueda avanzada
Combine filtros para busquedas complejas:
- Rango de fechas
- Tipo (entrada/salida)
- Remitente/destinatario
- Tipo de documento
- Asunto (texto libre)
- Expediente vinculado
- Estado (pendiente, tramitado, archivado)
Exportacion
Los resultados de busqueda pueden exportarse a:
- PDF: Listado oficial para archivo fisico
- Excel: Para tratamiento de datos
- CSV: Para integracion con otros sistemas
Flujo de trabajo
El registro se integra con el flujo de trabajo de la Jefatura.
Estados de un asiento
- Registrado: Recien anotado en el registro
- Distribuido: Enviado a la unidad/persona destino
- En tramitacion: Se esta trabajando en el asunto
- Respondido: Se ha generado respuesta (vinculado a salida)
- Archivado: Tramite finalizado y archivado
Vinculacion entrada-salida
Cuando un documento de salida responde a uno de entrada, vinculelos:
- Al crear el registro de salida, busque 'Responde a'
- Introduzca el numero de entrada
- Quedan vinculados bidireccional mente
- Desde cualquiera de los dos puede ver el otro
Plazos y alertas
Configure alertas para documentos con plazo de respuesta:
- Al registrar la entrada, indique 'Fecha limite de respuesta'
- El sistema avisara X dias antes del vencimiento
- Los documentos proximos a vencer aparecen destacados
- Util para requerimientos judiciales, recursos, etc.
Integracion con registro municipal
El modulo puede integrarse con el registro general del Ayuntamiento.
Sincronizacion automatica
Si esta configurada la integracion:
- Los asientos se envian automaticamente al registro municipal
- Se obtiene el numero de registro municipal ademas del interno
- Cumple con el Esquema Nacional de Interoperabilidad
- Evita duplicar trabajo de registro
Configuracion
La integracion requiere configuracion por el administrador:
- URL del servicio de registro municipal
- Credenciales de acceso (API key o certificado)
- Mapeo de tipos de documento
- Pruebas de conectividad
Consulte con el servicio de informatica municipal.
Historial de cambios
- Version inicial del manual de registro
- Registro de entrada y salida
- Busqueda y consulta de documentos
- Flujo de trabajo y estados
- Integracion con registro municipal